Es ist erschreckend, was für antiquierte Vorstellungen manche Menschen von ISO 9001 haben: Grosse Aktenschränke, von oben bis unten gefüllt mit grauen Bundesordnern, darin beschrieben starre Prozesse, die nichts mit der Realität zu tun haben und die mindestens ein Jahr lang niemand mehr angeschaut hat. Der Verantwortliche wurde ein Jahr lang nicht mehr gesichtet, scheucht nun aber plötzlich in Form des Qualitätsleiters durch die Gänge und versucht vergeblich, die Mitarbeiter in Audit-Stimmung zu versetzen.
Aber das sind vergangene Zeiten! Wir haben die Erfahrung gemacht, dass ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) eine Firma auf ganz verschiedenen Ebenen weiterbringen kann, wenn es richtig eingeführt ist. Doch was bedeutet "richtig eingeführt" und weiterbringen? Richtige eingeführt bedeutet, dass a) die Anforderungen der Norm erfüllt sind, b) die Mitarbeiter an der Entwicklung beteiligt sind und c) alle Informationen jederzeit für alle verfügbar und aktuell sind.
Normforderungen
Die ISO 9001 Zertifizierung setzt gewisse Dinge voraus, wie z.B. die QM-Dokumentation, regelmässige Audits, Nachweise usw. Bei einigen dieser Anforderungen erkannten wir den Sinn und Zweck erst mit der Zeit, aber im Nachhinein betrachtet ergeben schlussendlich alle Normforderungen einen Sinn. Dann kommt der Ratschlag unseres Prozessbegleiters Julius Thomann zum Zug: "Macht so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig". Daran haben wir uns gehalten, denn das Qualitätsmanagement darf nicht zu einem bürokratischen Monster werden. Der Qualitätsleiter muss die Verhältnismässigkeit zwischen Aufwänden und der Qualitätsverbesserung immer im Blickfeld halten.
Change-Management
Schon beim Start des Qualitätsmanagements war uns bewusst, dass der Einbezug der Mitarbeiter wichtig für das Gelingen des Projekts werden würde. Nach dem Überschreiten der Nutzschwelle haben einige Mitarbeiter erkannt, dass ihre Bemühungen nachhaltig sein werden. Mittlerweile ist den meisten Mitarbeiter Sinn und Zweck des QMS klar aber natürlich haben wir diesen Punkt auch nach der erfolgreichen Zertifizierung noch nicht abgeschlossen - und werden ihn wahrscheinlich auch nie ganz abgeschlossen haben.
Tools
Man sagt ja immer, ein IT-System sei nie die Lösung für ein Problem. Das stimmt natürlich, aber in diesem Fall ist das richtige IT-System eine wesentliche Voraussetzung für das Gelingen des Projekts: Denn wie eingangs erwähnt, sind die grauen Aktenordner von damals nicht mehr der richtige Ansatz, um ein verteiltes Wissensmanagement, wie es das QMS darstellt, in der Firma bereitzustellen. Die Wahl des richtigen Tools erachte ich als Schlüsselelement in einem Qualitätsmanagement, denn es verbindet die Menschen über die Aufgaben der täglichen Arbeit mit den Normforderungen. Es muss also ein einfaches System sein, das gut in den Arbeitsalltag integriert ist, allen Mitarbeitern auf einfachste Weise jederzeit zur Verfügung steht und ihnen einen Mehrwert bietet, so dass sie viel und gerne davon Gebrauch machen. Das sind ziemlich hohe Anforderungen an ein IT-System aber ich glaube, wir haben sie mit der Wahl von Q.Wiki ziemlich gut beantwortet.
Wie ha
t uns das Qualitätsmanagementsystem weitergebracht?
Nach 1,5 Jahren Prozessgestaltung, Reviews und Audits durften wir am 23. Oktober 2016 endlich unser ISO 9001-Zertifikat in Empfang nehmen. Natürlich demonstrieren wir damit der Umwelt Kompetenz, Stabilität und Sicherheit, aber wir demonstrieren damit auch den Willen zur kontinuierlichen Verbesserung, zur Fokussierung auf den Kunden und zur aktiven Auseinandersetzung mit der Zukunft. Und das ist nicht nur für unsere Kunden und Partner wichtig, sondern hat auch für unsere Mitarbeiter Signalwirkung.
Konkret gibt es heute kaum mehr Diskussionen, wie etwas gemacht wird. Neue Mitarbeiter sind schneller produktiv. Kürzlich hat ein Mitarbeiter ein äusserst komplizierter Prozess im Q.Wiki dokumentiert. Die Aufgaben und Zuständigkeiten sind klar geregelt, bis hin zur Eskalation. Weiter setzen wir uns seit ein paar Monaten bewusst mit den Ideen unserer Mitarbeiter auseinander und haben auch schon ein paar dieser Ideen in die Realität umgesetzt. Wir haben ein firmenweites Risiko-Management und eine IT-Sicherheitsorganisation eingeführt. Dieses Methoden-Wissen wenden wir auch bei unseren Kunden an, und ganz allgemein sind in den letzten Monaten viele neue Geschäftsideen entstanden. Wir haben den Verkauf neu organisiert, sprich effizienter gestaltet und werden selbiges auch im Bereich Services tun. Natürlich ist nicht alles auf die Einführung des QMS zurückzuführen, aber dass eine positive Veränderung stattgefunden hat, darin sind sich alle networkers einig - ja also die meisten.
Weitere Infos: Qualitaetsprüfung mit Bravour bestanden
