Wie bringt man einen Techniker dazu, ISO9001 zu mögen? "Gar nicht", mögen die einen sagen, "wenn ihm das System einen Mehrwert bringt" die anderen. Ich bin für letzteres und füge "wenn es Spass macht" an. Hier die Geschichte dazu.
Vor rund einem Jahr, ich war frisch bei den first frame networkers gestartet und völlig überfordert mit der Organisation und den Prozessen der neuen Firma, besuchte ich einen Partner und durfte diesem über die Schultern schauen und zusehen, wie er sein 30 Mann-Unternehmen organisiert. Der Partner, seit mehreren Jahren ISO9001 zertifiziert, war uns in Sachen Prozessdenken und Wissensdokumentation weit überlegen, wo doch bei first frame der Fokus in der Vergangenheit auf Wachstum und Technologie lag, und nicht auf geordneten Prozessen.
ISO9001, TQMi, Q.wiki und Lehrgang
Ständig hörte ich an diesem Nachmittag die Begriffe TQMi, Lehrgang, Q.wiki und ISO9001 aber noch konnte ich diese nicht recht einordnen. Allerdings war mir schon beim Abschied klar, dass wir first frame networkers einen ähnlichen Weg wie der Partner würden beschreiten müssen, um uns besser zu organisieren und diese Transformation im Unternehmen nachhaltig und mit vertretbarem Aufwand umsetzen zu können. Und dies ganz unabhängig davon, ob wir am Schluss eine Zertifizierung durchführen würden oder nicht. Dies stand nämlich nie im Vordergrund. Eine nachgelagerte differenziertere Betrachtung des Themas führte uns zu folgender Zieldefinition: Wir wollen in einem Jahr ein Managementsystem auf Basis TQMi im Unternehmen einführen, dieses in Q.wiki dokumentieren und als Nebeneffekt eine ISO9001 Zertifizierung erlangen.
Nur, wie führt man in einem Unternehmen ein Managementsystem ein? Wir haben schnell entschieden, dass wir Hilfe benötigen würden und wussten auch, dass es nicht "einfach so" geschehen würde: Wir mussten uns selber unter Druck setzen. Und so erfüllte der Lehrgang im Angebot von Thomann Consulting unsere Ansprüche am besten. Wir schrieben uns mit zwei Personen ein und im August 2015 fand der erste Workshop zum Thema Personal statt. Seither haben wir an drei weiteren Workshops teilgenommen, einen davon bei uns im Haus ausgerichtet, uns mit unseren Abläufen und Funktionen auseinandergesetzt, kritische Auseinandersetzungen geführt und einige Optimierungen umgesetzt.
Status Quo
Wir stecken mitten drin in der Umsetzung. Sobald die Nutzwert-Schwelle mit Q.wiki überschritten ist, werden wir das Managementsystem unseren Mitarbeitern vorstellen. Ab diesem Zeitpunkt wird die Weiterentwicklung und Aktualisierung vom Quickie, wie das System intern (liebevoll) genannt wird, durch sie vorangetrieben. Schon jetzt spüren wir, dass die Mitarbeiter interessiert sind, mitzumachen. In den Gesprächen mit mir haben sie nämlich realisiert, dass das System durch seine Interaktivität und Informationsgehalt ihre alltägliche Arbeit erleichtern kann, zum Beispiel weil
- sich neue Mitarbeiter in nullkommanichts in der neuen Firma zurechtfinden und nicht für simple Fragen ihre neuen Kollegen belästigen müssen.
- Prozesse wie z.B. Spesenabrechnung und Ferienanfragen dokumentiert und die dafür benötigten Formulare und Workflows direkt aufrufbar sind.
- Stellvertretungen einfacher werden, weil sowohl die Rolle wie auch die Arbeit des Abwesenden dokumentiert sind.
- die Erfassung von neuen Kunden oder Mitarbeiter in den Systemen mit Bildern dokumentiert und die Dokumentation einfach auffindbar ist.
Aber es ergeben sich natürlich weitere Vorteile: Durch die kritische Betrachtung der aktuellen Prozesse und der Benennung von Verantwortlichen, werden Effizienzsteigerungen in den Prozessen realisiert. Des Weiteren kann die Unternehmensleitung durch Prozesskennzahlen, die sich nicht mehr nur auf den Umsatz und Erfolg des Unternehmens beschränken, das Unternehmen effektiver steuern, Unternehmensrisiken früher erkennen und bewerten und zu guter Letzt werden Innovationen im Unternehmen gefördert und umgesetzt.
Endspurt
Wir sind gespannt, wie uns der zweite Teil des TQMi Lehrgangs in den Bereichen Führung und Controlling weiterbringen wird. Ich bin sicher, es wartet eine ganze Menge Arbeit auf uns, die aber auch sehr spannend ist, bevor wir uns Mitte Jahr den Auditoren stellen. Weiter bin ich überzeugt, dass dieser Prozess für die first frame networkers zum jetzigen Zeitpunkt richtig und wichtig ist und wir dadurch im Endeffekt mehr Zeit im Auftrag für unsere Kunden zur Verfügung haben.
ISO9001 ist die hinlänglich bekannte Zertifizierung für Qualitätsmanagementsysteme. Es gibt verschiedene Qualitätsmanagementsystem und TQMi ist nur eines davon. TQMi steht für Total Quality Management integrated und meint ein speziell für IT-Unternehmen optimiertes Managementsystem. Q.wiki ist ein interaktives IT-System um Prozesse transparent zu dokumentieren und gemeinschaftlich weiterzuentwickeln.
