Im Winter 1971 hat der Amerikaner Roy Tomlinson die Idee seines Lebens. Wie wäre es, wenn sich Menschen über Computer Nachrichten schicken könnten, von einem beliebigen Ort auf der Welt zum anderen?
Gesagt, getan. Tomlinson arbeitete gerade am Vorgänger des heutigen Internets, dem so genannten Arpanet für das US-Verteidigungsministerium in welchem zu jenem Zeitpunkt gerade einmal 24 Rechner vernetzt waren.
Rund 6 Stunden brauchte Tomlinson um aus seiner Idee ein fertiges Programm zum Schreiben, Lesen und Versenden seiner elektronischen Post, der heutigen E-Mail zu erstellen.
Allerdings blieb noch ein letztes Problem. Tomlinson wusste zwar, wie eine E-Mail-Adresse aussehen sollte - der vordere Teil musste aus dem Namen des Empfängers bestehen, der hintere aus dem Namen des Computers, der die Post annimmt. Nur: Wie soll er die beiden Teile voneinander trennen? Es musste ein Zeichen her, das auf seiner Tastatur vorkommt, aber nicht in Personen oder Firmennamen - kein Buchstabe also, keine Zahl. Ray Tomlinson entscheidet sich für ein Symbol, das Jahrzehnte später zur Ikone des Informationszeitalters werden wird: die Affenklammer (@).
So gibt sich Tomlinson die erste E-Mail-Adresse der Welt: tomlinson@bbntenexa. Kein .com, kein .org, kein .ch hängt dran. Kurz darauf verschickt er die erste Mail der Geschichte an sich selbst, von einem Computer in seinem Zimmer zu einem anderen im Zimmer. Was in der Mail stand, ist leider nicht überliefert. Schliesslich ahnte er damals nicht, dass er gerade eine der wichtigsten Erfindungen des 20. Jahrhunderts gemacht hatte. "Ich dachte nur, das sei eine niedliche Idee, mehr nicht", sagt er später dazu.
Aus dieser "niedlichen Idee" ist 50 Jahre später ein Massenmedium geworden, die Flut an E-Mails wird grösser und grösser, über 300 Milliarden Stück pro Tag.
Aktuell stehen wir alle vor der Herausforderung, Herr über diese Flut zu werden. Doch was kann man im Geschäftsleben tun?
Die Lösung ist ganz einfach, man verlagert die interne Kommunikation in ein Kollaborationstool – wie Microsoft Teams. Das folgende Cheat-Sheet zeigt die gängigen Funktionen, Tricks und Kniffe einmal auf.
Die erste, zentrale Frage, die sich stellt, ist: Möchte ich privat oder geschäftlich kommunizieren?
Ist die Kommunikation privat bzw. persönlich, bietet sich die intuitive Chatfunktion an, in welcher sich auch Anhänge, GIFs etc. verwenden lassen.
Ist die Kommunikation geschäftlich, bietet sich für kurze Anliegen ebenfalls der Chat an, aus welchem jederzeit ein Anruf, das Teilen des Bildschirms, das gemeinsame Bearbeiten eines Whiteboards etc. gestartet werden kann.
Bei der Zusammenarbeit an einem Thema / Projekt oder innerhalb eines Teams sollte der Informationsaustausch – je nach Vertraulichkeit des Vorgangs - über öffentliche bzw. nicht-öffentliche Kanäle innerhalb von Microsoft Teams erfolgen. Innerhalb dieser Kanäle kann auch mit externen Gästen zusammengearbeitet werden. Die Einstellungen für Benachrichtigungen zu neuen Beiträgen und Erwähnungen können individuell nach Präferenz gestaltet werden.
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten war lange Zeit ein komplexes Thema, das bis heute noch oft über E-Mail-Anhänge und unübersichtliche Versionierungen durchgeführt wird. Hier bietet Teams diverse Möglichkeiten das Ganze zu vereinfachen.
Dateien und ganze Ordner können in der Ablagestruktur der einzelnen Kanäle abgelegt, als Reiter an den Teams Kanal angeheftet oder der Link zu Dokumenten via Chat oder Kanal geteilt werden. Dadurch wird das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten zum Kinderspiel und die mühsame Suche nach den korrekten Versionen zur Bearbeitung entfällt.
Für die Zusammenarbeit im Team, an kleineren Projekten und die Organisation der eigenen täglichen Arbeit eignen sich die Tools Planner, Tasks und ToDo, die sich ganz einfach in Teams integrieren lassen. Aufgaben und Tasks können in Buckets strukturiert und einzelnen oder mehreren Mitarbeitenden zugewiesen werden. Des Weiteren können auch Dateien in Tasks eingebunden und Deadlines gesetzt werden.
Dies ist nur ein kleiner Auszug der Funktionalitäten.
Haben wir Ihr Interesse daran geweckt, der internen E-Mail nach 50 Jahren Lebewohl zu sagen? Dann melden Sie sich bei uns, wir unterstützen Sie gerne! verkauf@firstframe.net
