Was kostet Managed IT für ein KMU in der Schweiz? Drei Beispiele mit konkreten Zahlen

«Und was kostet das jetzt?» Diese Frage kommt in fast jedem Erstgespräch, und ehrlich beantwortet wird sie selten. Ich mache es hier anders: An drei fiktiven, aber realistischen Schweizer KMU zeige ich, was professionell betriebene und abgesicherte Managed IT konkret kostet, pro Monat und pro Mitarbeitenden. Die wichtigste Erkenntnis vorweg: Pro Kopf wird IT günstiger, je grösser das Unternehmen wird, obwohl Sicherheit und Verfügbarkeit zunehmen.

Warum über IT-Preise so selten offen gesprochen wird

Fragen Sie zehn IT-Dienstleister, was Managed IT kostet, und Sie erhalten zehnmal die gleiche Antwort: «Das kommt drauf an.» Das stimmt sogar. Der Aufwand hängt von den Bedürfnissen und Wünschen ab, von der Umgebung, von der Anzahl Server, von der Branche, vom anvisierten Sicherheitsniveau.

Diese Antwort hilft niemandem weiter, der (oder die) ein Budget planen muss. Die Frage wird deshalb so ungern beantwortet, weil die Account Manager, Sales Manager und Solutions Consultants der Schweizer IT-Dienstleister sich nicht schon vorgängig auf eine Zahl festlegen wollen, die sich später als ungenau herausstellen könnte.

Und öffentlich, so wie hier in diesem Blog, wird noch viel ungerner darüber gesprochen, da man sich nicht in die Karten blicken lassen will.

Das ändern wir jetzt, ich lege konkrete Zahlen auf den Tisch. Die folgenden drei Firmen sind erfunden, ihre Setups und Kosten sind aber marktnah gerechnet.

Verstehen Sie die Beträge als Grössenordnungen, nicht als Preisschild: Ein verbindliches Angebot entsteht immer erst nach dem Blick auf Ihre konkrete Umgebung. Als Orientierung taugen die Zahlen trotzdem, und genau darum geht es hier.

Beispiel 1: Treuhand Lindenberg AG, klein, ca. 15 Mitarbeitende

Die Treuhand Lindenberg AG will so viel wie möglich Richtung Cloud modernisieren. Kein eigener Server, ein altes NAS, dafür sehr sensible Mandantendaten. Der Klotz am Bein ist eine Legacy-Fachanwendung für Buchhaltung und Steuern. Gesucht wird ein kompetenter Partner für den weiteren Weg und eine gute, unkomplizierte Betreuung.

Das passende Setup:

• Managed Microsoft Tenant: Microsoft 365 absichern, nach CIS-Benchmark härten, Notfall-Admins
• first endpoint update: Patching der Endgeräte und des vServers
• first 365 backup microsoft 365: Sicherung von SharePoint, Exchange, OneDrive und Teams
• first 365 vServer: Betrieb der Legacy-Software als virtuelle Maschine im Schweizer Rechenzentrum
• first 365 vServer backup: Sicherung dieser VM
• Managed Protected Essentials: XDR-Grundschutz für Endpoint, Server, E-Mail und Zugangsdaten
• first 365 e-mail encryption: verschlüsselte Kommunikation mit den Mandanten

Ein solches Setup kostet rund CHF 3'300 bis 4'500 pro Monat, das entspricht etwa CHF 220 bis 300 pro Mitarbeitenden und Monat. Das ist nicht günstig, und ich will das gar nicht schönreden. Treuhänder gehören aber zu den Branchen mit erhöhtem Schutzbedarf. Der Kostentreiber ist hier weniger das NAS oder der vServer, sondern die Absicherung sensibler Kundendaten, Compliance und Backup.

Beispiel 2: Meier Präzisionsteile AG, mittel, ca. 70 Mitarbeitende

Die Meier Präzisionsteile AG verbindet Produktion und Büro. On-Prem-ERP, zwei Server, etwas Legacy. Der Bedarf an Security und die Netzwerk-Themen sind spürbar höher als beim Treuhänder. Dieses Segment sehe ich heute am häufigsten bei Schweizer KMU.

Das erweiterte Setup:

• Managed Microsoft Tenant: Microsoft 365 absichern, CIS-Benchmark, Notfall-Admins
• first endpoint update: Patching der 70 Endgeräte und der beiden Server
• first 365 backup microsoft 365: SharePoint, Exchange, OneDrive, Teams
• Managed Protected Essentials: XDR-Grundschutz
• Managed Protected Awareness: Phishing-Simulationen und Awareness-Trainings für die ganze Belegschaft
• Managed Protected Endpoint: erweiterter Schutz der Endgeräte
• Managed Protected Server: erweiterter Schutz der ERP- und Produktionsserver
• Managed Firewall: Fortinet-Firewall mit Segmentierung von Büro und Produktion
• Managed Switch: VLAN-Trennung von Büro und Produktionshalle
• Managed WLAN: stabile Abdeckung in Büro und Produktionshalle
• first endpoint vpn: gesicherter Remote-Zugriff für Aussendienst und Homeoffice
• first care advanced: Wartung, Service Desk und garantierte Reaktionszeit

Ein solches Setup kostet rund CHF 10'500 bis 15'400 pro Monat, also etwa CHF 150 bis 220 pro Mitarbeitenden und Monat. Bei Produktionsbetrieben wird oft unterschätzt, dass Maschinensteuerungen, OT-Netze und ERP-Schnittstellen mehr Aufwand verursachen können als die eigentliche Office-IT. Produktion ist eben nicht Büro-IT.

Beispiel 3: Alpina Logistik Gruppe, gross, ca. 200 Mitarbeitende

Die Alpina Logistik Gruppe betreibt mehrere Standorte und hat ein eigenes internes IT-Team. Die kundenseitigen Anforderungen an die Lieferkettensicherheit wachsen, und es steckt viel Logistik-IT im Betrieb. Gewünscht ist durchgängige Sicherheit über alle Standorte und eine Partnerin, die rund um die Uhr reagiert und die IT aktiv weiterentwickelt.

Das umfassende Setup:

• Managed Microsoft Tenant: Microsoft 365 absichern, CIS-Benchmark, Notfall-Admins
• first endpoint update: Patching aller Endgeräte und Server über die Standorte
• first 365 backup microsoft 365: SharePoint, Exchange, OneDrive, Teams
• first 365 backup cloud connect: Langzeit- und Offsite-Backup, immutable
• Managed Protected Essentials: XDR-Grundschutz, 24/7
• Managed Protected Awareness: Awareness-Trainings und Phishing-Simulationen über alle Standorte
• Managed Protected Endpoint: erweiterter Endgeräteschutz, standortübergreifend
• Managed Protected Server: erweiterter Schutz der Server an allen Standorten
• Managed Protected Identity: Schutz der Zugangsdaten in Cloud und On-Prem-AD
• Managed Protected Collaboration: Schutz von Teams, Outlook, SharePoint und OneDrive
• Managed Firewall: je Standort, Site-to-Site verbunden, redundant ausgelegt
• Managed Switch: Switching über alle Standorte
• Managed WLAN: flächendeckend in den Lägern, inklusive Handscanner
• first endpoint vpn: gesicherter Remote-Zugriff für die mobile Belegschaft
• first care full: All-inclusive-Betrieb inklusive Störungsbehebung zum Fixpreis
• 24x7-Notfall-Support-Bereitschaft: Reaktion innert einer Stunde, rund um die Uhr

Ein solches Setup kostet rund CHF 24'000 bis 36'000 pro Monat, das sind etwa CHF 120 bis 180 pro Mitarbeitenden und Monat. 

Die eigentliche Kennzahl: Kosten pro Mitarbeitenden

Wenn ich die drei Beispiele nebeneinanderlege, wird das Muster sichtbar. Die absoluten Monatskosten steigen mit der Firmengrösse, die Kosten pro Kopf sinken.

Der Grund ist einfach: Vieles an professioneller IT sind Fixkosten. Das Know-how der Spezialisten, die Tools, das SOC im Hintergrund. Diese Kosten verteilen sich auf mehr Köpfe, je grösser das Unternehmen wird. Das grössere Unternehmen erhält mehr Sicherheit und mehr Verfügbarkeit, und zahlt pro Person trotzdem weniger. Für Schweizer KMU sind je nach Grösse CHF 120 bis 300 pro Benutzer für professionell betriebene IT eine nachvollziehbare Grösse. «CHF 36'000 pro Monat» klingt zunächst enorm, «CHF 180 pro Mitarbeitenden» dagegen eher vertraut.

«Das geht viel günstiger»

Zu den obigen Beträgen gibt es immer eine günstigere Offerte. Die Frage ist, was darin steckt. Viele Anbieter verkaufen Microsoft 365, einen Virenschutz und einen Helpdesk, und nennen das bereits Managed IT. Unsere Setups enthalten zusätzlich abgesicherte Tenants, Backup, Verschlüsselung, Security-Monitoring und einen definierten Betrieb. Umgesetzt von einem Team aus Fachspezialisten.

Dazu kommt die Komponente der strategischen Weiterentwicklung. Ein professioneller IT-Partner hat den Blick in die Zukunft gerichtet, denkt mit und empfiehlt dementsprechend sinnvolle Schritte.

Häufige Fragen und Antworten

Sind das echte, verbindliche Preise?

Nein. Es sind marktnah gerechnete Grössenordnungen für drei erfundene Firmen. Ein verbindliches Angebot entsteht immer erst nach dem Blick auf Ihre konkrete Umgebung, Ihre Server, Ihre Branche und Ihr gewünschtes Sicherheitsniveau.

Warum gibt es keinen einfachen Fixpreis pro Nutzer?

Weil die Umgebung den Aufwand bestimmt. Ein reiner Cloud-Betrieb kostet anders als eine Produktion mit OT-Netz, ERP-Schnittstellen und mehreren Standorten. Der Preis pro Kopf ist eine Orientierung, kein abschliessender Tarif.

Was unterscheidet Managed IT von einem günstigen «IT-Support»?

Günstige Angebote decken oft Microsoft 365, einen Virenschutz und einen Helpdesk ab. Ein abgesicherter Betrieb umfasst darüber hinaus Konfiguration nach Best Practices, Tenant-Härtung, Backup, Verschlüsselung, Security-Monitoring und definierte Reaktionszeiten. Der Unterschied wird im Ernstfall sichtbar.

Lohnt sich das für ein kleines KMU überhaupt?

Ja, auch für kleine KMU kann sich Managed IT lohnen. Insbesondere dann, wenn bspw. mit sensiblen Kundendaten gearbeitet wird, das IT-Fachwissen an einer Einzelperson hängt oder es generell fehlt.

Was kostet Managed IT pro Mitarbeitenden ungefähr?

Als Faustregel bewegt sich professionell betriebene und abgesicherte IT je nach Grösse und Komplexität zwischen rund CHF 120 und 300 pro Mitarbeitenden und Monat. Der Preis lässt sich klar beziffern, sobald alle Umstände, Bedürfnisse und das Zieldesign der IT geklärt sind. Pro Kopf sinken die Kosten tendenziell, je grösser das Unternehmen wird.