Wollen Sie ein moderner Arbeitgeber sein?

Moderne Arbeitgeber stellen Infrastrukturen und Strukturen zur Verfügung, welche es den Arbeitnehmern erlauben, unabhängig von Endgerät und Standort auf Daten zuzugreifen. Einzige Konstante ist der Zugang zum Internet vom Endgerät aus. In diesem Blog erfahren Sie, was einen modernen Arbeitgeber sonst noch ausmacht.

Mobilität wird immer wichtiger für uns Menschen. Nicht nur jüngere Generationen schätzen die Flexibilität überall arbeiten zu können und nicht an einen fixen Arbeitsplatz gebunden zu sein. Auch erfahrene Arbeitnehmer lernen diese Unabhängigkeit immer mehr zu schätzen. Trotzdem sind nicht für alle Menschen diese flexiblen Arbeitsmodelle einfach und schnell umzusetzen.
Eine weitgehend orts- und zeitunabhängige Arbeitsgestaltung ist nicht in allen Branchen im gleichen Umfang realisierbar. Eine weitere zentrale Rolle spielt die Unternehmenskultur. Die neuen Technologien verändern die Routine und die Form der Zusammenarbeit grundlegend. Unterstützung bieten kann hier Work Smart, eine unternehmensübergreifende Initiative, die sich zum Ziel gesetzt hat, flexible Arbeitsformen aktiv zu fördern.

Arbeitsform der Zukunft
Haben Unternehmen diese allfälligen Hürden überwunden, können virtuelle Teams entstehen. Diese arbeiten standortübergreifend miteinander und sind bei der Kommunikation und Zusammenarbeit sehr stark abhängig von Kommunikationsmedien, wie Telefonkonferenzen, Webmeetings, Videokonferenzen, Chat etc. Dieses «grenzenlose» Arbeiten ist keinesfalls nur eine Begleiterscheinung der Globalisierung und Digitalisierung. Sie ist die Arbeitsform der Zukunft und eine grosse Chance für Unternehmen.
Es entstehen daher auch immer mehr Coworking Spaces. Darunter versteht man zeitlich flexibel anmietbare Arbeitsplätze in einem offen gestalteten Büro. Die Mobile Worker haben ihr Endgerät dabei und benötigen nebst einem Tisch und einem Stuhl vor allem einen sicheren und schnellen Internetzugang, Strom und natürlich eine funktionierende Kaffeemaschine (hier schaffen aber auch die vielen Verkaufsstände für Coffee-to-go Abhilfe). Neben den Büros gibt es zudem häufig Flächen für das Miteinander, wie offene Küchen- oder Lounge-Bereiche sowie Seminar- und Besprechungsräume. Dieses Beieinander kann häufig einen zusätzlichen Nutzen für die Beteiligten bringen. Beim Austausch untereinander können alle Seiten profitieren und es entstehen Synergien, welche für beide Seiten eine Win-win-Situation ergeben können.

Digitale Nomaden weltweit
Coworking kann auch als «Office as a Service» angeschaut werden. Einige Firmen bieten den Zugang zu einem Arbeitsplatz auch weltweit an. Mit diesem Konzept wird es sehr einfach, als «digitaler Nomade» an allen möglichen Orten auf der Welt mit der eigenen Firma verbunden zu sein. Umgekehrt haben Firmen die Möglichkeit, Menschen in die eigenen Teams einzubinden, ohne das teure Infrastrukturen gemietet werden müssen.

Die Arbeitswelten der Zukunft sind auch ein gefragtes Thema in der Forschung. Die bekannte Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung in Stuttgart befasst sich u.a. ebenfalls mit diesem spannenden Thema.

Endgeräte einfach managen
Für den sicheren und schnellen Zugriff auf die nötigen Daten gibt es heute im Cloudzeitalter viele Möglichkeiten. Auch der Zugriff auf Firmennetzwerke und entsprechende Daten kann heute sehr einfach sichergestellt werden. Microsoft, als einer der grössten Zulieferer von Endgeräten weltweit, bietet Technologien an, welche eine sichere und für den Anwender transparente Verbindung zu Firmendaten ermöglichen. Diese Technologie nennt sich «Always-on». Neben der sicheren Verbindung zum Firmennetzwerk ist auch das Management der Endgeräte ein wichtiges Thema. Neue Technologien ermöglichen heute das einfache und sichere Management von Endgeräten, welche in den meisten Fällen von extern auf das Firmennetzwerk zugreifen. Der Begriff BYOD (bring your own device), welcher schon einige Jahre in aller Munde ist, kann heute umgesetzt werden. Der Endanwender kann sein Gerät selber auswählen und ist nicht mehr auf ein Firmengerät angewiesen.

Nützliche Tools
In den letzten Jahren war die Entwicklung rasant. Es gibt inzwischen eine Menge moderner Tools, welche die Organisation der täglichen Arbeiten erheblich erleichtern kann. Richtig eingesetzt bringen diese Tools nicht nur dem Arbeitnehmer grosse Vorteile, sondern haben auch einen Nutzen für das Unternehmen. Sie sparen Kosten und steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Nachfolgend stellen wir einige dieser Tools kurz vor. Die Zauberformel für die neuen digitalen Arbeitsformen heisst Kollaboration.
Office 365 kombiniert die vertrauten Office-Produkte mit Online-Tools für eine bessere Zusammenarbeit. Exchange Online dient als E-Mail-Server, Skype for Business Online als Onlinetelefonie-Tool und SharePoint Online mit OneDrive for Business als zentraler Dokumentenspeicher. Ihren Mitarbeitern stehen damit immer die aktuellen Dateien zur Verfügung und das selbstverständlich geräteunabhängig.

Skype for Business hat umfassende Unified-Communications-Funktionen wie Chat, Anwesenheitsstatus, Besprechungen, Audiokonferenzen, Unternehmens-VoIP usw. Es sind Apps für Android, iOS, Mac, Windows und Webbrowser erhältlich. Anrufe können per Telefon, PC, Mac oder Mobilgerät getätigt, empfangen und weitergeleitet werden. Es wird nicht mehr zwingend eine eigene Telefonanlage benötigt. SfB kann online oder lokal betrieben werden.

Sogenannte Enterprise Social Networks etablieren sich immer mehr bei den Unternehmen. Damit sind Tools wie Slack, Google Hangouts und Teams von Microsoft gemeint.

Teams wurde von Microsoft Anfang 2017 als Mitglied der Office-Familie lanciert. In diesem Tool können viele Arbeitsaktivitäten in einem Unternehmen gebündelt werden. Das Spannende an dieser Applikation ist, dass sie auf allen Endgeräten gleichermassen gut funktioniert. Daten, welche ein Team oder ein Projekt betreffen, werden an einem Ort gebündelt. Das Suchen in unterschiedlichen Ablagen und Tools entfällt und die Daten sind immer kontextbezogen vorhanden. Man kann verschiedene Arbeitsgruppen (eben Teams) anlegen. Darin befinden sich Chat, Dateiablagen, Planungstools, Notizbücher, Desktopfreigabe usw. Teams ist der Hub für die Teamarbeit und gibt Gelegenheit, eine offenere, flüssigere und digitalere Umgebung zu schaffen. Ein grosser Vorteil ist die Integration in Microsoft Office 365. Teams kann seit kurzem auch von Nicht-Office-Anwendern gratis genutzt werden.

OneNote ist ein digitales Notizbuch. Man kann Ideen notieren sowie Kurs- und Besprechungsnotizen im Griff behalten. Dank dem integrierten Whiteboard können architektonische und Mindmap-Zeichnungen mit einem touchfähigen Gerät direkt im OneNote entworfen werden. Notizbücher kann man mit mehreren Personen teilen und OneNote kann auch in Microsoft Teams integriert werden.

Microsoft Planner ist ebenfalls Bestanteil von Office 365 und kann auch in Teams integriert werden. Wie der Name schon sagt, kann man einen «Plan» für eine zu erledigende Aufgabe erstellen. Dieses Werkzeug bildet die Arbeitsmethode SCRUM ab. Es können verschiedene Teams gebildet, Aufgaben zugewiesen und der Status aktualisiert werden – alles in wenigen einfachen Schritten.

Fazit:
Ein moderner Arbeitgeber stellt nicht nur gute Büroräumlichkeiten zur Verfügung, sondern auch eine moderne Infrastruktur. Sie soll es den Menschen erlauben, mit einem beliebigen Endgerät von einem beliebigen Ort aus auf alle notwendigen Daten zugreifen zu können. So ist ein effizientes Arbeiten möglich und es erleichtert die Integration in bestehende Teams. Die Technologie ist bereit. Die Führungscrew einer Firma tut gut daran, sich zu überlegen, wie diese Technologie im eigenen Umfeld sinnvoll eingesetzt werden kann.

Weitere Infos

www.firstframe.net/uc-gesamtloesungen
www.work-smart-initiative.ch
www.fraunhofer.de
www.products.office.com/microsoft-teams
www.firstframe.net/modern-workplace