Wenn ihr mehr über FindTime wissen wollt, dann seid ihr hier richtig. Ich werde in diesem Blog die Vorteile und Funktionen von FindTime erklären und euch mehr Informationen dazu liefern.
Zeit für Meetings finden
Für die, die nicht wissen was FindTime ist, können meinen Blog "The unknown Microsoft Office 365 Apps" lesen. Um eine kurze Erklärung zu geben: FindTime ist ein Tool, welches bei Microsoft als Add-In für Outlook heruntergeladen werden kann. Die Funktion dieses Add-Ins ist es, Zeit für Meetings oder Besprechungen durch Online-Abstimmungen zu finden.
Wie geht es?
FindTime downloaden
Natürlich muss FindTime zuerst auf der Microsoft Webseite heruntergelanden werden. Hier der Link: https://findtime.microsoft.com/. Anschliessend sollte bei einer neuen Mail oder bei der Beantwortung einer Mail das Add-In automatisch oben auf der Leiste im Outlook erscheinen:
Um Findtime zu öffnen, drückt man auf das Icon. Als nächster Schritt werden die Attendees/Teilnehmer ausgewählt (Mailadresse eingeben). Auf der rechten Seite des Mails wird angezeigt, wann die ausgewählten Personen verfügbar sind. Zudem werden die verfügbaren Zeiten wie auch die Überschneidungen angezeigt. Jedoch erscheinen diese nur wenn die Teilnehmer im gleichen Netzwerk sind oder sie ein Microsoft-Konto besitzen.
Daten wählen
Grün heisst "Available" (verfügbar) und rot "Busy" (besetzt). Der Organisator wählt die Länge des Meetings bei "Duration" aus, wie auch die passenden Daten und drückt dann auf "Next". Es ist auch möglich nach belieben den Ort oder ein Online-Meeting per Skype for Business hinzuzufügen.
Weiter drückt man auf "Insert in Mail" und es wird direkt in das Mail eingefügt.
Jetzt ist eine Online-Abstimmung per Mail erstellt worden.
Abstimmen
Sobald das Mail verschickt wird, können die Mailempfänger ihre Optionen auswählen, indem sie auf "Select Optiones" drücken. Sie werden dann direkt zur Online-Abstimmung weitergeleitet.
Somit kann jeder Mailempfänger seine Präferenzdaten und gewünschten Zeiten auswählen (siehe Bild oben). Wenn alle Teilnehmer für ein gemeinsames Datum zugesagt haben, wird automatisch ein Meeting-Request erstellt. Der Organisator erhält ein Bestätigungsmail und kann dann noch einen automatischen Reminder an alle senden lassen. Und schon hat man ein Meeting festgesetzt.
Fazit:
So einfach und schnell geht das. Findtime vereinfacht das Organisieren und Planen von Terminen. Dieses Tool ist sehr hilfreich und einfach anzuwenden. Es gibt einem die Möglichkeit mit externen Leuten Termine zu planen und fördert auch die Effizienz bei der Planung.
Wie am Anfang erwähnt: With FindTime, you can spend more time for the actual meeting than just planning it!
