Die first frame networkers ag investiert weiter in die Digitalisierung und Automatisierung. Das Ziel ist, die Zusammenarbeit mit den Kunden noch mehr zu vereinfachen, die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.
Das Jahr 2021 hatten wir dem grössten internen Umsetzungsprojekt unserer Geschichte gewidmet. Wir wollten am 1. Januar 2022 mit optimierten Prozessen, einem neuen ERP-System, Microsoft Dynamics 365 Business Central, sowie den stark erweiterten Funktionen des bestehenden Service-Management-Systems für unsere Kunden parat sein. Die Reise begann jedoch bereits im Herbst 2019 mit einem Vorprojekt, denn eine Veränderung in diesem Umfang will gut geplant sein.
Optimierung der administrativen Prozesse
Es standen schon bald grundlegende Punkte fest, die adressiert werden sollen. Der Fokus lag auf der Optimierung der administrativen Prozesse, also auch jener, bei welchen unsere Kunden involviert sind. Diese Prozesse sollen bestmöglich durch eine hochintegrierte Lösung unterstützt werden. So wurden alle administrativen Prozesse, vom Marketing über den Verkauf, die Auftrags- und Projektabwicklung, das Servicemanagement, das Personal- bis hin zum Finanz- und Rechnungswesen analysiert und wo immer möglich optimiert. Das Vorprojekt beinhaltete auch eine Evaluation und Bewertung von verschiedenen Softwarelösungen. Am Ende des Vorprojekts kannten wir den Weg zum Ziel und beschlossen, die Umsetzung Ende März 2021 zu starten.
Ein Haupt- und zwei Teilprojekte
Wir standen also am Anfang eines umfangreichen Umsetzungsprojekts, welches aus einem Haupt- und zwei Teilprojekten bestand. Das Kernstück der Lösung bildet das neue ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die zwei Teilprojekte widmeten sich der umfangreichen Erweiterung des bestehenden Service-Management-Systems, eines Projekt-Management-Systems und der Schnittstellen zwischen diesen Lösungen. Uns war bewusst: Ohne externe Unterstützung werden wir das Projekt nicht stemmen können. Für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central und das Programmieren der Schnittstellen war deshalb klar, dass wir hier auf unsere «Tochterfirmen» beeDynamics ag und bee365 ag zurückzugreifen. Mit unseren Beteiligungen an diesen beiden Unternehmen haben wir in den vergangenen zwei Jahren das Angebot für unsere Kunden stark erweitert und konnten nun auch selbst davon profitieren.
Pünktlicher Start, laufender Verbesserungsprozess
Jetzt hiess es: Systeme vorbereiten, Prozesse abbilden, testen, Details korrigieren, nochmals testen etc. und parallel dazu alle Mitarbeitenden auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und/oder dem Service-Management-System schulen. Am 1. Januar 2022 erfolgte der Start mit den produktiven Systemen. Es wäre gelogen, wenn ich sagen würde, dass alles wie am Schnürchen lief. Es ist schlicht normal, dass bei solch umfangreichen und nicht alltäglichen Projekten das eine und andere nicht von Anfang an reibungslos funktioniert.
Reduktion von sechs auf zwei Kernsysteme
Neben der Optimierung der Prozesse konnte unsere Softwarelandschaft von sechs auf zwei Kernsysteme reduziert werden, was unsere Effizienz und Transparenz erhöhen sowie unseren Kunden neue Möglichkeiten bieten wird. Um den Ressourcenverbrauch zu minimieren, werden wir künftig immer mehr Informationen digital zur Verfügung stellen. Als Leiter dieses Projekts darf ich folgendes Fazit ziehen: Für alle Beteiligten war das Projekt äusserst intensiv und wir haben sehr viel gelernt. Wir sind glücklich über den erfolgreichen Abschluss. Nun befinden wir uns in der Phase des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Von den gemachten Erfahrungen werden wir und auch unsere Kunden stark profitieren.
