Seit Januar 2022 arbeitet die first frame networkers ag mit nur noch zwei Kernsystemen. Wie gelang der Umstieg? Welche Erfahrungen machen Mitarbeitende in der Praxis?
Die zwei Kernsysteme der first frame networkers ag umfassen das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie das Service-Management-System mit integrierter Zeit-/Leistungserfassung und Projektmanagement. Über das interessante Digitalisierungsprojekt haben wir im «first!» Nr. 51 vom April 2022 ausführlich berichtet. Nun ist die Zeit gekommen, um zu reflektieren und auf die ersten zehn Monate zurückzublicken. Zusammenfassend darf gesagt werden: «Jeder Umstieg ist schwer.» Damit meine ich primär, dass es in der Eigenschaft des Menschen liegt, sich stark an Bestehendes zu gewöhnen und sich mit den Eigenheiten der Sache (in unserem Fall Prozesse
und Kernsysteme) zu arrangieren. Mit dem Digitalisierungsprojekt haben wir neue Kernsysteme eingeführt, sehr stark in die Prozesslandschaft eingegriffen und damit jeden Mitarbeitenden aus der Reserve gelockt.
Mitarbeiterbeteiligung matchentscheidend
Der frühzeitige Einbezug der Mitarbeitenden in die Veränderung war essenziell für den Erfolg des Projekts. Dutzende Schulungen, begleitete Einführungen sowie ein Testprotokoll mit weit über 200 Geschäftsfällen waren fester Bestandteil der Einführungsphase. Uns allen war von Anfang an bewusst, dass wir im Vorfeld nicht 100 Prozent der Veränderungen erfasst hatten. Daher waren wir dankbar für die hohe Flexibilität und einige Extrameilen der Mitarbeitenden sowie für das grosse Verständnis unserer Kunden. Ebenfalls war uns bewusst, dass das Projekt mit der Einführung per 1.1.2022 zwar in die Endphase einbiegt, doch damit die Phase des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beginnt.
Implementierung: intensiv, spannend, herausfordernd
Diese neue Phase war insbesondere in den ersten sechs Monaten sehr intensiv und äusserst spannend. Feedbacks von Kunden und Mitarbeitenden haben uns täglich angespornt, das System und die Prozesse weiter zu optimieren. Wir sehen weiterhin viel Potenzial und werden dranbleiben, um die Benutzer bestmöglich zu unterstützen. Weiterentwicklungen an Live-Systemen sind bekanntermassen etwas heikel, dies kann auch mal etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Jede Funktion benötigt ein Konzept, danach folgen Umsetzung und Implementierung auf der Test-Umgebung. Erst nach intensiven Tests und der Überprüfung der Funktion und der Ergebnisse folgt die Implementierung in der produktiven Umgebung. Zum Schluss wird dann jede Änderung dokumentiert, was insbesondere bei einer allfälligen Fehlerbehebung äusserst nützlich ist.
Positive Feedbacks, Praxistest bestanden
Wir sind glücklich mit der neuen Lösung und danken insbesondere auch unseren Kunden für das Verständnis in Bezug auf den zeitlichen Horizont bei Weiterentwicklungen an den Systemen. Das Feedback von Mitarbeitenden ist ebenfalls durchwegs positiv. Auf die Frage «Wie haben die neuen Systeme deinen Alltag verändert?» antwortet 
Ivan Kovac, Inside Sales: «Mit Dynamics 365 Business Central konnte ich mich nach anfänglichen Befürchtungen sehr schnell anfreunden. Wir haben damit ein ERP, CRM wie auch weitere Tools in einer einzigen Web-Applikation und können sie auf jedem Gerät und überall anwenden. Das ist ein massiver Mehrwert und spart uns im Alltag viel Zeit, weil wir schneller und vernetzter sind.» Nadja Wolf, Leiterin Service Desk, sagt dazu: «Das stark erweiterte Service-Management-Portal hat mir die alltägliche Arbeit sehr erleichtert, da Leistungen direkt der entsprechenden Web-Applikation gebucht werden können. Dieselbe Applikation verwenden wir auch für das ganzheitliche Service-Management und ist daher den ganzen Tag unser Begleiter. Incidents, Service Requests etc. sind sehr übersichtlich dargestellt. So kann ich z.B. die erfassten Leistungen meiner Mitarbeitenden und jene von mir selbst auf einen Blick sehen.»
